Studentisches Organisieren, das muss keine Antithese sein. Studentisches Leben bedeutet für viele ein -vorher unbekanntes- Ausmaß an Informationen und Dingen, die es zu erledigen gilt. Im Gegensatz zur Schulzeit ist man plötzlich mit viel mehr Eigenverantwortung konfrontiert. Strom, Miete, Studiengebühren, Job, Versicherungen und Organisation des Studiums. Diese Dinge müssen erledigt, bedacht und organisiert werden. Dazu kommen Hausarbeiten, Partyleben und sonstige Freizeitplanung. Hilfe?!

Manch einer mag sich oft überfordert fühlen. Doch eine gute Organisation schafft Übersicht, Freiräume und ein gutes Gewissen. Hier kommt das Stichwort “Getting Things Done” (kurz GTD) ins Spiel. Ein Begriff geprägt vom amerikanischen Autor David Allen. David Allen beschreibt eine Selbstmanagementmethode mit dem Ziel effektiver Arbeiten zu können.

Konkret soll Stress reduziert werden, denn wichtige Aufgaben werden nicht mehr vergessen und die Konzentration wird auf die wirklich wichtigsten Aufgaben gelenkt. Dieser Artikel beschreibt erst die Theorie und Vorgehensweise und geht dann kurz auf Hilfsmittel ein, die einen dabei unterstützen können.

Die Vorgehensweise

Notiere alle Aufgaben, die erledigt werden müssen. Und zwar nicht nur in deinem Gedächtnis. Das ist der Ausgangspunkt für eine gute Organisation. Hierbei spielt es erst einmal keine Rolle wann die Aufgabe erledigt werden muss oder ob sie privat oder beruflich ist. Die Einordnung folgt später. Generell gilt: Lieber eine Notiz zu viel, als später etwas zu vergessen.

Wie und wo die Aufgaben notiert werden, sollte jeder selbst entscheiden. Notizblock, Laptop, Kalender, Handy oder Karteikärtchen. Auch ein Ordnersystem mit verschiedenen “Labels” ist sehr praktisch zum Archivieren von Aufgaben. Jedes Medium hat Vor- und Nachteile. Das eine ist portabler, das andere ist flexibler.

Nachdem die Aufgaben gesammelt und notiert wurden, können wir in den Prozess der Verarbeitung übergehen. Überlege bei jeder Aufgabe, ob überhaupt Handlungsbedarf besteht. Wenn nicht, werfe die Notiz in den Müll, oder lege es unter dem Vermerk “Später/Vielleicht” beiseite.

Muss die Aufgabe erledigt werden, hat man drei Möglichkeiten. Ist die Aufgabe leicht und sofort zu erledigen, erledige sie. Bist du nicht die richtige Person zum Erledigen, delegiere die Aufgabe an die zuständige Person. Wenn Papa zum Beispiel die Miete überweisen soll. Damit die Aufgabe aber nicht vergessen wird, falls die zuständige Person gerade nicht erreichbar ist, sollte man die Notiz etwa mit “Warte auf…” beschriften.

Möchtest du eine Aufgabe aufschieben, weil sie zum Beispiel mehrere Erledigungen erfordert, erstelle eine Projektnotiz. Das heißt eine kleine Sammlung von Aufgaben, um diese Eine zu lösen. Ein Bafög-Antrag ist zum Beispiel solch ein Fall, der einzelneErledigungen erfordert, wie Bescheinigung der Krankenversicherung und Kontoauszüge besorgen.

Als dritter Punkt ist es wichtig, die Ergebnisse übersichtlich zu organisieren und zu archivieren. Wie vorher beschrieben, Aufgaben die sofort erledigt werden oder gar nicht erledigt werden müssen, könnenabgehakt werden. Alles andere, also Aufgaben, die erst später erledigt werden können oder die andere Maßnahmen vorher erfordern, sollten aufbereitet werden. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten. Eine Sammlung von zusammenhängenden Aufgaben, also ein Projekt, sollte in einer eigenen Mappe oder Liste zusammengeführt werden. Terminlich bedingte Aufgaben können in einen Kalender eingetragen werden und unwichtigere oder zeitlich flexible Aufgaben in ein Fach/Ordner abgeheftet werden. Unter Aufbereitung versteht man hier auch das Hinzufügen von relevanten Informationen zu Ort, Werkzeugen und Personen. Zum Beispiel muss eine Aufgabe in der Uni mit einem Laptop und der Anwesenheit von einem bestimmten Kommilitonen erledigt werden.

Generell sollten die aufgeschobenen Aufgaben regelmäßig überprüft werden und man sollte möglichst immer Papier und Stift dabei haben, um neue Aufgaben oder Ergänzungen sofort notieren zu können.

Werkzeuge zur Unterstützung

Die meisten Möglichkeiten zur Organisation bietet einem der PC. Hier ist man flexibel, kann auf viele Anwendungen zurückgreifen und problemlos auch große Datenmengen verwalten. Allerdings hat man einen PC nicht immer dabei und hier kommt die Alte Schule ins Spiel. Papier und Stift ist (fast) überall verfügbar und leicht zu transportieren. Der Klassiker unter den analogen Notizen ist das Moleskine. Ein nicht ganz billiges, aber schönes und stabiles Notizbuch in den verschiedensten Formen. Beliebt unter den Analogen ist auch der Hipster PDA. Eigentlich nur zusammengeklammerte Karteikärtchen – allerdings mit System.

Unter den digitalen Anwendungen gibt es im Netz hunderte. Man sollte sich am Besten auf eine oder zwei beschränken, damit man die Informationen zentral hat. Viele haben bereits MicrosoftOutlook auf ihrem PC installiert. Outlook bietet einen guten Kalender und auch eine To-Do-Funktion, sowie Notizfunktion. Ansonsten findet man im Internet Dienste wie Remember The Milk, einen simplen und übersichtlichen Aufgabenplaner. Vorteil bei diesem Dienst ist die Vernetzungsmöglichkeit. Ob per Handy, eMail oder ICQ, es gibt viele Möglichkeiten mit diesem Dienst sich zu organisieren.

Am Ende bietet sich meistens eine Mischung aus analoger und digitaler Organisation an. Unterwegs mit Stift und Papier Sachen notieren, um sie dann zu Hause in die elektronische Verwaltungeinzupflegen.

Nicht übertreiben

Sich mit einer guten Organisationsmethode zu beschäftigen kann und ist sehr sinnvoll. Es lassen sich vorher ungeahnte Potentiale freischaufeln. Nichts ist schlimmer, als wenn man das Gefühl hat, nicht mehr Herr über die anfallenden Aufgaben zu sein.

Dennoch muss man sich letztendlich auf die Aufgabe selbst und nicht die Aufgabenplanung konzentrieren können. Deswegen ist manchmal weniger mehr oder altbewährtes am einfachsten. Die beste Methode den studentischen Alltag zu meistern, muss deswegen am Ende jeder individuell entscheiden.

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